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Como o RH pode ser estratégico em época de Coronavírus 20 abril 2020

A saúde dos colaboradores é fundamental para a empresa, pois impacta diretamente na performance do trabalhador, na produtividade e no clima da equipe. Nesta época tão conturbada, de dúvidas e incertezas, com a crise da COVID-19, nunca o papel da área de recursos humanos foi tão importante.

A pandemia do novo Coronavírus traz para pessoas e empresas mudanças profundas em comportamentos, hábitos e atitudes. É percebido que as pessoas ainda não estão sabendo lidar completamente com a situação, seja em casa ou na própria empresa. Ações estratégicas do setor de RH nesse contexto, irão ajudar não só a empresa mitigar os impactos negativos do problema, mas também orientar e proteger os seus colaboradores.

Vivian Souza, Gerente de Recursos Humanos, relata que desde o início da pandemia os colaboradores são atualizados em tempo real de tudo que vem acontecendo na empresa, desde orientações quanto a higiene pessoal dentro e fora da empresa, até mesmo a adequação de todo o espaço administrativo e canteiro de obras, tanto para o pessoal interno quanto para visitantes. “Entendemos que o setor de RH tem neste momento uma responsabilidade social dentro da organização em seguir os padrões orientados pelo Ministério da Saúde”.

Pensando nisso, listamos algumas ações básicas e poderosas, que podem ser organizadas e acompanhadas junto aos empregados, visando manter um nível satisfatório de produtividade, mas sem descuidar da saúde das pessoas. 

Montar um plano estratégico

Um plano bem estruturado pode contemplar ações de curto, médio e longo prazo, além de levar em consideração todas as variáveis que a pandemia pode acarretar. Na luta contra a propagação do vírus, tudo o que estiver ao alcance dos gestores, departamento de Recursos Humanos e demais setores da empresa devem ser feitos. E o RH tem a missão de aproximar as áreas e coordenar as ações preventivas.

Todos os recursos que a organização dispõe devem ser considerados, tais como: financeiros, recursos humanos, materiais, recursos mercadológicos, recursos intangíveis, entre outros.  Aqui cabe a reflexão: Como a pandemia pode afetar o fluxo de caixa? Os funcionários? O funcionamento das atividades? As vendas e preços? A marca?

Ficará muito mais fácil se tudo isso estiver mapeado inicialmente e planejado em ações e acompanhamento. Montar uma estrutura para o bem estar de todos é um dos papéis do RH. 

Adotar o home office para determinadas áreas, sendo possível

Para evitar a concentração de pessoas no mesmo ambiente, as empresas podem flexibilizar a modalidade de trabalho, oferecendo a possibilidade de os colaboradores trabalharem em home office. 

Mas para isso, é preciso garantir que os funcionários possuam um local adequado para trabalhar, com os equipamentos necessários para o desenvolvimento normal das suas atividades, como cadeira confortável, telefone, computador com acesso à internet, soluções online para reuniões. Cabe ao RH e aos gestores mapearem os obstáculos e as ações a serem tomadas para as possíveis dificuldades.

É importante esclarecer ao colaborador quais benefícios eles continuam recebendo e quais não farão parte do trabalho em casa. 

Já para as atividades e setores de empresas que não podem adotar o home office, podem ser estudadas escalas de trabalho, evitando-se a aglomeração de pessoas no mesmo ambiente e ao mesmo tempo. 

Garantir proteção e segurança

Para cada área ou setor da empresa se devem adotar medidas de prevenção especificas. Dependendo da atividade, algumas são prioritárias, entre elas:

  • Propagar o hábito de higiene das mãos frequentemente;
  • Disponibilizar álcool em gel em todos os locais da empresa;
  • Propor escala de trabalho;
  • Dispensar colaboradores que fazem parte do grupo de risco;
  • Estimular horários alternativos para evitar sobrecarga do transporte público;
  • Promover limpeza constante dos locais;
  • Desencorajar contato físico e compartilhamento de utensílios.

Proporcionar uma comunicação interna clara e eficiente

Com o home office a comunicação interna pode se tornar um pouco menos fluida do que presencial, especialmente em empresas que não possuem política de home office anterior a pandemia. O RH, junto aos gestores, deve definir um plano de comunicação entre os times e na empresa, como um todo. Seja definindo reuniões online entre líderes e seus liderados para combinar as atividades, seja disparando um comunicado semanal com as medidas empresariais e divulgando informações oficiais sobre o Coronavírus, evitando-se a proliferação comum das famosas fake News.

Vivian ressalta ser este um dos principais fatores que têm ajudado muito os colaboradores nesse período. Mesmo com as adaptações feitas em período de home office, procurou-se manter a rotina das atividades e comunicação clara aos colaboradores, para que não houvessem impactos maiores, principalmente no aspecto psicológico das pessoas.

A orientação correta e contato permanente com os colaboradores é fundamental nesse momento. As pessoas precisam sentir que estão sendo acompanhadas e assistidas o tempo todo, independente do ambiente e local que estejam trabalhando.

Usar a tecnologia como aliada

Utilizar soluções digitais e aplicativos para contatos, reuniões e acompanhamento das atividades é um bom caminho, afinal permitem aos seus colaboradores maior flexibilidade no seu trabalho, seja na empresa ou mesmo em casa.

Entretanto, nem sempre o colaborador gosta do ambiente digital, ou até mesmo não sabe trabalhar com as plataformas online.  Cabe ao RH identificar as pessoas com esse perfil e se for o caso, programar treinamentos de utilização das ferramentas. Também verificar quais tecnologias o empregado tem à disposição em sua casa, entre elas o funcionamento da internet na região que reside. Até mesmo soluções como marcação de ponto online apoiam o RH no controle de jornada em tempos de teletrabalho.

Vivian relata que a comunicação interna através dos grupos de Whatsapp, por ser um aplicativo simples e que quase todos utilizam, facilitam as orientações, mas ressalta a importância de estabelecer critérios para manter ordem e respeito nos grupos. “Neste momento, a comunicação deve ser ainda mais presente e cristalina entre líderes e liderados”.

Além disso estudar e avaliar necessidades de comunicação, entre eles: Serviços online para reuniões remotas, ferramentas para organização de trabalho ou de gerenciamento de tarefas, aplicativos para comunicação interna, e de compartilhamento de arquivos,. Tudo deve ser considerado, evitando que a produtividade da empresa seja comprometida nesse momento. 

Estimular e orientar o treinamento e desenvolvimento

São muitos os benefícios que os treinamentos trazem para as pessoas e que acabam refletindo nas empresas. Além de melhorar o clima, ele potencializa a qualidade de trabalho, traz mais confiança e produtividade. 

Neste momento, diversas instituições estão oferecendo treinamentos online de qualidade e totalmente gratuitos. É uma boa oportunidade para o RH orientar ações de treinamento e desenvolvimento adequadas a cada colaborador. Além disso, indicar as instituições que podem oferecer tais cursos.

Nesta época de confinamento, o treinamento e preparação do colaborador pode ser aprimorado em função do tempo e disponibilidade em sua casa. Desde cursos de Excel básico ou avançado, até cursos de extensão acadêmica estão sendo oferecidos, alguns totalmente gratuitos.

Também é importante acompanhar o colaborador durante o aprendizado, orientando e medindo seu desempenho.

Informar e conscientizar sobre as leis e relações de trabalho

Informações e orientações são fundamentais nesse momento. Principalmente as normas específicas sobre o Coronavírus recentemente publicadas: a Lei 13.979 de 2020 e a Portaria 356/2020 que tratam justamente sobre as situações de quarentena e isolamento. Elas oferecem alternativas para empresas e empregados, mas também levantam dúvidas entre todos. É importante o RH atuar e esclarecer.

Por exemplo, é importante orientar o colaborador que se ele for contaminado e precisar ficar isolado ou em quarentena, o afastamento do trabalho será considerado como falta justificada e não terá o desconto dos dias. Outros aspectos legais como licença remunerada, férias coletivas, redução de jornada de trabalho e salário, banco de horas, entre outras, devem ser esclarecidos ao colaborador. Enfim, deixar muito claro, o que pode e o que não pode ser feito neste período crítico.

Colaboradores diagnosticados com o vírus, amparados por atestado médico, devem repousar e cuidar da saúde, ou seja, as empresas não devem cobrar resultados e entregas nesse período. 

Podemos ver que ações simples fazem muita diferença no combate ao novo Coronavírus e devem ser parte do dia a dia de empresas preocupadas com seus maiores ativos: as pessoas. A área de RH tem a missão de contribuir, não comente com a empresa, mas principalmente com as pessoas, na correta orientação e direcionamento, para que esse momento seja superado com resiliência e ganhos para todos.

Vivian também ressalta a importância da relação interpessoal. “É notório o entendimento das pessoas quando se trata da empatia entre os colegas. É importante o respeito às diferenças de opinião nesse momento de que devemos seguir o protocolo de isolamento/distanciamento até mesmo dentro da empresa. A gentileza com o colega e o agradecimento por mais um dia de trabalho devem ser muitos mais valorizados”.

Vivian Souza é Gerente de Recursos Humanos da Arrka Empreendimentos

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